Email đang là phương tiện trao đổi thông tin nhanh chóng, được sử dụng rộng rãi trong công việc và cuộc sống hiện nay. Đây không chỉ là phương tiện kết nối, gửi gắm thông điệp mà nó còn là đại diện cho sự chuyên nghiệp của người sử dụng.

Nhưng thực tế không phải ai cũng biết cách sử dụng email bằng tiếng Anh một cách chuyên nghiệp. Đặc biệt, việc mở đầu email tưởng chừng vô cùng đơn giản nhưng nó phần nào quyết định thái độ của người nhận đối với toàn bộ nội dung email của bạn.

Bởi lẽ đó, trong bài viết này, EPAS sẽ chia sẻ cho tất cả các bạn các cách mở đầu email bằng tiếng Anh gây ấn tượng.

Bạn có thể bắt đầu email bằng lời chào “Hi”, “Hello” hay “Dear”, tùy vào đối tượng nhận.

Có hai lưu ý khi viết email bằng bất kỳ ngôn ngữ nào. Đầu tiên là xác định rõ người nhận: đồng nghiệp thân thiết, khách hàng hay lãnh đạo; từ đó có lời chào và câu mở đầu phù hợp, phản ánh được mối quan hệ giữa hai người. Điều thứ hai cần ghi nhớ là nêu rõ mục đích gửi email. Khi mục đích không được đưa ra rõ ràng, người nhận sẽ cảm thấy bối rối và thất vọng. Để tránh bỏ sót yếu tố quan trọng này, bạn nên kết hợp mục đích viết email vào câu mở đầu.

Những bức thư mang tính chất trang trọng thường là nhằm mục đích tìm hiểu thông tin, xin việc, đăng kí học hay góp ý… Thư mang tính chất cá nhân thì khác, dù dài hay ngắn thì đều được viết theo ngôn ngữ nói và thoải mái, không trang trọng, thường dùng viết cho gia đình hoặc bạn bè.

Với hai lưu ý trên, có thể bắt đầu email với các cụm từ/câu sau:

Lời chào phù hợp

“Dear [Name]”

Đây là cách chào thích hợp, thường được sử dụng trong thư xin việc, thư mời hợp tác và các giao tiếp khác mà bạn muốn thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận. Ví dụ: “Dear Lan”, “Dear Linh”.

Bạn hoàn toàn có thể sử dụng các kính ngữ như “Mr.” hay “Mrs.” nhưng cần lưu ý chỉ sử dụng khi xác định chính xác tình trạng hôn nhân của người nhận thư để tránh nguy cơ bị nhầm lẫn hoặc giả định sai, khiến người nhận cảm thấy không được tôn trọng.

“Hi” hoặc “Hello”

Cách chào hỏi thân mật như “Hi” hoàn toàn được chấp nhận trong hầu hết email liên quan đến công việc. Nếu bạn thích giọng điệu trang trọng hơn một chút, hãy cân nhắc sử dụng “Hello”.

Dù “hi” và “hello” được coi là cách chào không trang trọng, nó cũng truyền tải một giọng điệu thẳng thắn và thân thiện.

“Hi everyone”, “Hi team” hoặc “Hi [department name] team”

Khi viết email cho cùng lúc hai người trở lên, bạn có một số tùy chọn như “Hi everyone” (Xin chào tất cả mọi người), “Hi team” (Chào cả nhóm) hoặc “Hi [department name] team” (Xin chào [tên bộ phận]).

Đây là những cách thân mật nhưng chuyên nghiệp để chào một nhóm người. Cách chào này cũng tránh những ám chỉ về giới tính cho một nhóm như “Hi guys” (Xin chào các chàng trai), “Hi ladies” (Xin chào các quý cô), “Gentlemen” (Chào các quý ông).

Những câu mở đầu email hấp dẫn

“I hope your week is going well”/”I hope you had a nice weekend” (Tôi hy vọng một tuần của bạn diễn ra tốt đẹp/Tôi hy vọng bạn có ngày cuối tuần vui vẻ)

Đây là những câu mở đầu email hiệu quả vì chúng cho thấy bạn quan tâm đến người nhận email trước tiên, giúp xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp bạn đã biết hoặc người bạn muốn phát triển mối quan hệ làm việc thân thiện.

“I’m reaching out about …” (Tôi đang liên hệ về việc ….)

Bắt đầu với “I’m reaching out about …” là cách lịch sự, trực tiếp và nêu rõ mục tiêu của email. Với hàng trăm email được gửi đi và đến trong một ngày làm việc, câu mở đầu này cho thấy bạn đang quan tâm đến thời gian của người nhận bằng cách đi thẳng vào vấn đề.

Nêu rõ ý định cũng tránh thông tin sai hoặc nhầm lẫn về những gì bạn cần từ người nhận thư.

“Thanks for …” (Cảm ơn vì …)

Bày tỏ lòng biết ơn là một cách khác để thể hiện sự coi trọng của bạn với người nhận email. Nếu email bạn đang viết là phản hồi email hoặc hành động của người nhận, việc dùng câu này ngay từ đầu là rất hợp lý, thể hiện sự chân thành và cho thấy tình cảm thân thiết của bạn với người nhận.

Một lưu ý quan trọng nữa nếu viết email, bạn cần phải đặt Tiêu đề (subject) cho email trước khi gửi đi. Tiêu đề email cần ngắn gọn, nêu rõ trọng tâm của nội dung, tranh để tiêu đề thiếu nội dung, quá mơ hồ hoặc quá dài, gợi ý ra quá nhiều chủ đề hoặc cho thấy email không quan trọng.

Hy vọng với những chia sẻ trên của EPAS, sẽ giúp các bạn có một định hướng rõ ràng cho email của mình. Cùng cách viết Email tiếng anh chuyên nghiệp nhất, giúp tăng hiệu quả trong công việc cũng như học tập.

Đồng thời, nếu bạn muốn cải thiện kĩ năng viết của mình có thể tham khảo một số học sau College Writing, Special Package – WRITE & IMPROVE 1-1, đặc biệt là Dịch vụ hỗ trợ kỹ năng viết tài liệu học, các bài thuyết trình, luận văn, luận án, bài viết luận nộp vào các trường đại học, bài thi viết trong các kỳ thi chuẩn hóa (IELTS/TOEFL/GRE/ GMAT/ SAT), các bài tiểu luận,

Anh Ngữ EPAS là trung tâm có kinh nghiệm và uy tín trong việc đào tạo các khóa học về IELTS Writing. Để biết thêm thông tin về các khóa học cũng như chương trình ưu đãi, vui lòng theo dõi và liên hệ Fanpage EPAS – English for Professional & Academic Success hoặc Email: anhnguepas@gmail.com để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất.